Die Governance Herausforderungen von Self-Service Prozess Digitalisierung

Heutzutage ist jeder ein Entwickler. Unter anderem der Mangel an IT Fachkräften zwingt uns dazu. Aber Softwarehersteller wie ServiceNow oder Microsoft machen sich diesen Trend zu Nutze, in dem sie immer mehr sogenannte "low-code" Möglichkeiten in Ihre Plattformen einbauen.

Low-Code Entwicklung - Microsoft ist führend

Microsoft zum Beispiel forciert diese Möglichkeiten einer wie sie es nennen "Demokratisierung von Technologie", indem durchschnittlichen Knowledge-Workers (Wissensarbeitern) Werkzeuge in die Hand gegeben werden, um entweder mit KI Unterstützung Code zu erstellen, oder ganz ohne code Abläufe zu "programmieren". In diesem Zusammenhang wird oft von "Citizen Developer" gesprochen, in dem normalen Bürgern (oder eben Mitarbeitenden) die Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, Anwendungen zu erstellen, Daten zu analysieren oder bisher manuelle Prozesse zu automatisieren. Ganz im Sinne der Positionierung von Suiten wie Microsoft 365 (oder wer mag, kann sich noch an Visual Basic erinnern). Microsoft ist denn auch eine treibende Kraft hinter der Low-Code Bewegung und wird von Forrester als Leader genannt (The Forrester Wave™: Low-Code Development Platforms For Professional Developers, Q2 2021) und Gartner ordnet Microsoft 2022 als Leader im "Magic Quadrant™ for Analytics and Business Intelligence Platforms" ein.

Die Microsoft Power Platform bietet eine optimierte Produkte-Palette für die Low-Code Entwicklung:

• Power BI (für die Datenanalyse)
• Power Apps (für die Erstellung benutzerdefinierter Anwendungen)
• Power Automate (für automatisierte Anwendungen)
• Power Virtual Agents (für die Erstellung AI-unterstützter, virtueller Bots)
• Power Pages (für das Bereitstellen von Informationen und Prozessen auf öffentlichen Webseiten)
  
  

Alle fünf Produkte integrieren sich nahtlos in das Microsoft Cloud-Ökosystem (einschliesslich Microsoft 365) und ermöglichen es Unternehmen, intelligente Low-Code-Apps ohne ausgefeilte technische Kenntnisse zu erstellen. Dies macht die Power Platform attraktiv für Unternehmen,  die über keine Entwicklungsabteilung verfügen oder die den Druck auf ihre bestehenden Entwickler reduzieren wollen. 

Neue Governance-Herausforderungen 

Die Verantwortung für den Schutz der Unternehmensdaten und den reibungslosen Betrieb der Geschäftslösungen liegt jedoch weiterhin beim IT-Operations-Teams. Ohne eine robuste Power Platform-Governance-Strategie werden Unternehmensdaten angreifbar, Verwaltungs- und Lizenzierungsberechtigungen bleiben ungeprüft und das Monitoring der Anwendungen ist schwierig.

Für viele Unternehmen liegt der Wert der Power Platform von Microsoft in der gesteigerten Produktivität, verringerte Betriebskosten und eine verstärkte Innovation. Unternehmen müssen jedoch bedenken beachten, dass die Power Platform und IT Self Service im Allgemeinen ausserhalb der traditionellen Reichweite der IT-Governance  liegt und daher besondere Aufmerksamkeit erfordert. Bei jeder neuen App müssen Fragen gestellt zu Lizenzierung, Genehmigungsverfahren, Sicherheit und Schulung gestellt werden. Sobald eine App implementiert ist, müssen Unternehmen Praktiken einführen, die die Sicherheits- und Compliance-Vorgaben einhalten.

Typische Problemfelder

Eigentümer Status

Speziell bei Power Apps ist ein häufiges Problem, das aus einem Mangel an Governance entsteht, ist der Eigentümer-Status von Apps. Wenn ein Benutzer eine neue App erstellt und dann eine Organisation verlässt, bleibt die App ohne Eigentümer und kann weder bearbeitet noch freigegeben werden. Ohne Governance wird dieses Problem allzu oft erst im Nachhinein realisiert. Wenn Power-Apps überwacht werden, können App-Authentifizierungen und Ownership neu definiert werden, bevor der ursprüngliche Eigentümer.

Datenschutzverletzungen 

Datenschutzverletzungen sind ein weiterer Grund für eine schlechte Verwaltung der Power Platform. Unkontrollierte und locker gehandhabte Berechtigungen ermöglichen unbefugten Benutzern den Zugriff auf Unternehmensdaten, wodurch ein Unternehmen dem Risiko von Datenlecks ausgesetzt ist, die einen reibungslosen Geschäftsbetrieb empfindlich stören können. Es ist zwingend erforderlich, dass Unternehmen eine robuste Richtlinie zur Verwaltung von Anwendungsberechtigungen implementieren, die sicherstellt, dass nur vertrauenswürdige und einwandfrei authentifizierte Mitarbeiter Zugriff auf Unternehmens- und Kundendaten haben. Zu oft werden Sicherheitsrisiken werden von Unternehmen nicht ausreichend gewürdigt;  als Teil einer Governance-Strategie müssen App-Sicherheitsüberprüfungen zur gängigen Praxis werden.

Fehlerhafte Flows

Fehlerhafte Flows beeinträchtigen auch die Effizienz von automatisierten Prozessen. Während der Ausführung von Flows können Laufzeitfehler auftreten, die zum Abbruch der Flows führen, sofern keine entsprechende Fehlerbehandlung konfiguriert wurde. Eine Governance-Strategie mildert die negativen Auswirkungen von automatisierten Abläufen, die Ausführungsfehler enthalten und möglicherweise nicht wie vorgesehen funktionieren.

Konnektoren und Plattform-Kosten Management

Microsoft Power Plattform ist natürlich nicht die einzige Low-Code Plattform auf dem Markt. Plattformen von ServiceNow (App Engine Studio) und neu auch SAP (SAP Build) bieten ähnliche Plattformen an. Allen Plattformen ist gemeinsam, dass sie in erster Linie Prozesse innerhalb der Plattform abbilden und andere Datenquellen erschliessen. Innerhalb dieser herstellerfokussierten Low-Code-Plattformen übernimmt Microsoft eine etwas umfassendere Rolle, indem es übergreifende kollaborative Prozesse abbilden und automatisieren kann, indem es die Microsoft 365 Plattform als Ganzes als "Motor" für die Integration und Automatisierung mit den verschiedenen Kollaborationstools um MS Teams und die Power Platform nutzt.  

Ein weiteres gemeinsames Merkmal all dieser Plattformen ist, dass sie mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Microsoft bietet grosse Teile der Power Platform als Bestandteil der meisten Unternehmenslizenzen an, verlangt aber zusätzliche Kosten für alle Konnektoren und Prozesse, die nicht die plattformeigenen Daten oder Systeme integrieren. Das kann sich schnell summieren, auch wenn die Effizienzgewinne die Kosten relativ schnell wieder einspielen (so das Versprechen des Herstellers, das durch verschiedene ROI-Studien belegt wird). Wenn aber Prozesse und Apps ungenutzt laufen und ständig Lizenzkosten verschlingen, ist der monetäre Nutzen schnell dahin. Ein effektives Management der verwendeten Prozesse, Apps und Konnektoren muss daher von Anfang an etabliert werden.

Die Entwicklung der Low-Code-Governance

Um die Power Plattform bei der Unterstützung von Governance-Bemühungen zu unterstützen, hat Microsoft das Center of Excellence (CoE)-Starterkit eingerichtet. Das CoE ist eine Sammlung von Tools für die Entwicklung einer Governance-Strategie mit Schwerpunkt auf Power Apps, Power Automate und Power Virtual Agents. Das Kit bietet einige Automatisierungen und Tools für Benutzer, um die notwendige Überwachung aufzubauen und umfasst mehrere Apps und Power BI-Analysen zur Interaktion mit den gesammelten Daten. Das Kit bietet ausserdem verschiedene Vorlagen und Vorschläge für die Implementierung des CoE.

Das Low-Code-Konzept gibt es schon seit Jahrzehnten und die Governance-Funktionen und -Angebote haben sich zum Glück in dieser Zeit stark weiterentwickelt. In der Anfangszeit der Low-Code-Entwicklung erstellten die Mitarbeitenden Lösungen in Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft InfoPath und anderen Tools, oft versteckt vor ihren IT-Abteilungen und allen Governance-Strategien oder -Richtlinien.

Mit zunehmender technologischer Reife wurden viele dieser Lösungen Cloud-basiert und mit Hilfe einer Vielzahl eigenständiger Anbieter entwickelt. Da jeder Anbieter unterschiedliche Governance-Funktionen anbot, mussten sich die Unternehmen der Herausforderung stellen, die Entwicklung von Low-Code-Lösungen zu bewältigen und das Fachwissen, die spezialisierten Ressourcen und die zusätzliche Zeit für die Schulung der Administratoren zu den zu implementierenden Governance-Tools aufzubringen.

Microsoft Power Platform ermöglicht Unternehmen den Übergang in die nächste Ära der Low-Code-Governance mit einer zentralen Low-Code-Plattform, die es Entwicklern ermöglicht, gemeinsame Komponenten und Erfahrungen zu nutzen. Ausserdem können IT-Administratoren ihre Low-Code-Assets von einem zentralen Framework aus verwalten, das Einblick in jedes erstellte Asset und die Kontrolle für die Steuerung in großem Umfang bietet.

Zehntausende von Microsoft Power Platform Kunden, die das Microsoft Power Plattform Admin Center und das Center of Excellence Starter Kit zur Verwaltung ihrer Low-Code-Umgebungen nutzen, können mit den Funktionen von Managed Environments for Microsoft Power Plattform von reaktiver zu proaktiver Governance wechseln.

Bisher mussten IT-Administratoren das Center of Excellence-Starterkit manuell installieren, die Funktionsdokumentation lesen und Governance-Workflows entwerfen und bereitstellen, die mit dem Unternehmen wachsen und aktualisiert werden müssen. Aus diesem Grund hat Microsoft wir Managed Environments eingeführt, um Governance auch in grösserem Massstab zu vereinfachen und zu optimieren.