Sie hören den Satz bestimmt auch immer häufiger: "wir arbeiten mit MS Teams". Ich mache mir dann regelmässig den Spass und frage nach mit dem Satz: "Arbeiten Sie denn auch in MS Teams?". Das mag nach semantischer Korinthenkackerei (sorry für den Ausdruck) tönen, aber die Frage, die ich damit aufwerfen möchte: Setzen wir Chats, Meetings, (Video-)Calls und alle die Kollaborations- und Automations-Möglichkeiten denn auch wirklich dafür ein, unsere Zeit besser zu nutzen und die Zusammenarbeit im Team und der ganzen Organisation zu verbessern?
Anfängliche Schulungen für MS Teams sind sicherlich hilfreich. Regelmässige Weiterbildung und das gemeinsame Formulieren von Nutzungs-Zielen und "Best Practices" sind besser. Und wer es wirklich ernst meint mit der Modernisierung von Zusammenarbeit, der denkt eventuell in Richtung "Center of Excellence" für Kollaboration. Die Einführung von Microsoft Teams mit Microsoft 365 im Unternehmen kann ein hilfreicher Katalysator sein, um über den Zweck, die Art und Weise, den Nutzen und die bewusste Ausgestaltung von Kollaboration sein. (Dazu auch unser Blog Artikel: Kollaboration als Schlüsselkompetenz).
Ausgangspunkt ist in jedem Fall die eigene Unternehmenskultur und die eigene Kollaborations-Strategie.
Deswegen möchte ich folgend einige Ideen und taktische Best-Practices unserer Kunden teilen, die helfen können zu illustrieren, was denn wirklich der Unterschied ist auf dem zum "Wir arbeiten in MS Teams".
Tipps auf dem Weg zu "Wir arbeiten in MS Teams"
Konzentrieren von Kommunikation in Kanal-Unterhaltungen
Einer der Stärken von MS Teams ist die chronologische Dokumentation und Verfügbarmachen von Unterhaltungen, Meetings-Notes, Fragen und Antworten usw. zu spezifischen Themen, Gruppen/Teams oder Projekten. Konzentriert man diese Unterhaltungen in den entsprechenden Kanälen/Teams und nicht in 1:1 chats, dann sind sie thematisch einfach wieder auffindbar und stehen auch für asynchrone Kommunikation zur Verfügung. Mit dazu gehören auch z.B. Projekt-Besprechungen im entsprechenden Team-Kanal aufzusetzen; so werden nämlich Chat Fragen oder Aufzeichnungen der ganzen Besprechung für später oder für abwesende im Projekt automatisch dokumentiert. Das funktioniert übrigens auch wunderbar für wiederkehrende Meetings (wie wöchentlich Projekt-Team-Besprechungen).
Working-out-loud in MS Teams
Mit Working Out Loud (WOL) soll die eigene Arbeit für andere sichtbar gemacht werden. Aber nicht, damit man zeigt, wie toll man ist, sondern damit andere davon lernen können oder Tipps geben können. Diese simple, aber wirkungsvolle Methode kann in MS Teams sehr einfach umgesetzt werden. Einfach Team-Checkins, in denen jedes Team-Mitglied am Anfang der Woche im Gruppen-Chat postet, an was in dieser Woche genau arbeitet, erhöht nicht nur die Transparenz, sondert fördert die Identifikation mit der Gruppe, das persönliche Engagement und kann auch helfen ineffiziente Montagmorgen-Sitzungen überflüssig zu machen.
Das Promoten von "MS Teams Aufzeichnungen" als Podcast
Privat sind wir alle an Podcast gewohnt und die meisten von uns haben wahrschlich mehrere abonniert. Nicht zuletzt die grossen Investments der Streaming Giganten Netflix und Spotify legen ein gutes Zeugnis davon ab, wie weit Podcasts als Vertriebskanal in unserem Verhalten bereits verankert ist. Dieses Verhalten in MS Teams zu nutzen ist einfach. Die luxuriöseste Variante: Fügen Sie in den relevanten Teams-Kanälen entweder MS Streams Video Kanal hinzu. In MS Streams lassen sich Teams Aufzeichnungen oder MS PowerPoint Videos einfach hochladen, mit Beschreibungen und Meta-Daten versehen und in Themen-Kanälen zur Verfügung stellen, wenn nötig auch mit eingeschränkten Rechten (einfach gesteuert über M365 Gruppen). Der Vorteil von MS Streams: Anschauen oder Anhören zum Beispiel in doppelter Geschwindigkeit, mit Live-Untertiteln und das einfache Finden dank integrierter M365 Suche. Und nicht zu vergessen: Funktioniert bestens auf dem Laptop oder auf dem Smartphone unterwegs. Reine Informations-Besprechungen oder Produkt-Kenntnis Video funktionieren sehr gut in einem Podcast Format und erlauben ein massgeschneidertes Informationsverhalten für alle Nutzer.
Ein Job für die Interne Kommunikation: "Kamera-Ein Kampagne"
Verschiedene Unternehmen fingen nach der Pandemie wieder an, Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen. Auch wenn Mitarbeitende vielfach von gestiegener Produktivität zu berichten wussten, vermissten Sie vor allem den sozialen Austausch und beklagten Mühe, freundschaftliche Beziehungen am Arbeitsplatz zu bauen, was wiederum negative Auswirkungen auf Vertrauen und Innovationskraft von Teams hat (vgl. dazu Microsoft Work Trends 2022). Im Moment versuchen Unternehmen einen gangbaren Mix zu finden, der die jeweiligen Vorteile von Online- und Präsenz-Besprechungen findet. Umso wertvoller sind Initiativen, wie eine Kamera-Ein-Kampagne. Ermuntern Sie Besprechungsteilnehmer dazu Kameras einzuschalten, indem sie in jede Online-Besprechung mit Kamera einsteigen. Oder etablieren sie mit Mitarbeitenden einen Online-Besprechungs-Knigge, der definiert, wann Kamera-Ein ein Nice-to-have bleiben darf und wann nicht und dass Teilnehmende sich während Online-Besprechungen jederzeit auf den Inhalt und das Gespräch fokussieren und nicht nebenher andere Arbeiten oder gar Anrufe tätigen.
Grosse Gruppen in Online-Besprechungen führen meist dazu, dass nur wenige sprechen und auch nur wenige ihre Kamera teilen. Und sind wir ehrlich, während einer online Besprechung die Gesichter von Dutzenden untätigen Teilnehmern anzustarren schafft auch keine wirkliche Atmosphäre. Experimentieren Sie mit Breakout-Räumen mit kleineren Gruppen. Führen Sie eine Moderatoren Rolle ein und geben Sie auch mal Teilnehmenden das Recht, anhand einer genauen Agenda zu entscheiden, sich wieder abzumelden wenn sie nichts beizutragen haben.
Bitte nicht stören gezielt einsetzen
Manchmal müssen Nutzerinnen und Nutzer sich auf ihre Arbeit konzentrieren, werden aber ständig per MS Teams von Kollegen belagert. Dann kann es praktisch sein, den eigenen Status anzupassen. Mit einem Klick auf das Profilbild und auf "Verfügbar" öffnen User eine Liste, in der sie sich unter anderem den Status "Nicht stören" geben können. Dann werden etwa auch Benachrichtigungen nicht mehr automatisch geöffnet. In manchen Fällen wird der Status zudem automatisch festgelegt. Befindet sich ein jemand etwa in einem Anruf, vergibt Teams den Status "Beschäftigt" automatisch.
Möchte man eine wichtige Unterhaltung erst später beantworten, kann man sie ganz einfach auch speichern oder anheften («pin»). Dazu bei der Mitteilung auf die drei Punkte klicken und dann auf "Diese Nachricht speichern". Mit einem Rechtsklick auf die Message öffnet sich ein Untermenü, in dem die Funktion ebenso zu finden ist. Alternativ können User Nachrichten hier auch über "Pin" anheften. Mit dem Befehl "/gespeichert" oder über den Punkt "Gespeichert" hinter dem Profilbild, lassen sich diese Nachrichten dann später abrufen. Ist eine Message angepinnt, wird sie am oberen Bildschirmrand unter dem Namen des Benutzers angezeigt.
Mehr Authentizität in Video Calls
Nichts motiviert mehr wie ein freundliches Gesicht. Auch wenn es im Homeoffice manchmal bequem ist manchmal auch unrasiert an Besprechungen teilzunehmen, man sollte versuchen, auch zu Hause oder unterwegs immer einen «präsentablen» Eindruck machen zu können, der Kamera-Ein ermöglicht. Non-verbale Kommunikation ist ein wichtiger Teil unserer Ausdrucksweise. Dementsprechend wichtig ist es, wie wir «rüberkommen». Man sollte sich nicht um diesen Aspekt der Kommunikationsgestaltung bringen. Dazu gehört auch ein authentischer Hintergrund, zu Hause oder am Arbeitsplatz. Die Möglichkeit in MS Teams oder Zoom, den Hintergrund verschwommen darzustellen macht Sinn, wenn andere Personen durchs Bild huschen könnten (als Schutz deren Privatsphäre). Ein konkreter Hintergrund gibt zwar immer etwas Privates von uns preis, aber dient auch immer als willkommener sozialer Anknüpfungspunkt, vor allem am Anfang eines Video-Gespräches oder -Besprechung.
Weitere Kollaborations-Apps in MS Teams einbetten
MS Teams wird wohl für einen Grossteil der Mitarbeitenden die wichtigste Kollaborations-App werden. Neben MS Teams boomen aber auch Tools wie Miro, Jira, Asana, Trello und viele viele mehr, die moderne Kollaboration in spezifischen Aufgaben unterstützen. Integrieren Sie Apps, die sie für gemeinsame Ideenfindung, Kreativität , Design, Case-Management, Projektsteuerung und anderes mehr verwenden direkt in MS Teams. Teams bildet dazu eine Art Canvas für alle Mitarbeitende rund um das Thema Kollaboration.
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Microsoft Work Trend Report 2022, https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/great-expectations-making-hybrid-work-work
Bildquelle: unsplash.com
