Haben Sie Schwierigkeiten, moderne Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge einzuführen? Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollten?
Ziel einer Digital Work Plattform ist, Ihre Mitarbeitenden mit relevanten und zeitnahen Informationen zu versorgen resp. die Erstellung solcher zu ermöglichen. Ihnen effiziente Werkzeuge für Zusammenarbeit und Kommunikation zu liefern. Ihre Unternehmenskultur zu fördern und die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern, indem Sie die täglichen Ziele Ihrer Mitarbeitenden unterstützen und deren Erreichung vereinfachen. Menschen mit den richtigen Technologien zu unterstützen und sie mit einer grossartigen Erfahrung zu beschäftigen, führt zu einem unaufhaltsamen Wert für das Unternehmen und zu mehr Kosteneffizienz, Produktivität und Wachstum. Richtig eingesetzt, erfüllen Digital Work Plattformen das Versprechen, das Engagement Ihrer Mitarbeitenden am Arbeitsplatz neu zu erfinden.
1. Omnichannel Experience
Mit «Omnichannel Experience» bezeichnet man ein einheitliches Benutzererlebnis, das sich über mehrere Anwendungen und Endgeräte erstreckt. Heutige Mitarbeitende wollen keine komplizierten Anwendungen mehr – sie wollen die gleichen intelligenten, intuitiven Werkzeuge, die sie in ihrem privaten Umfeld nutzen, und die Möglichkeit, leicht auf Informationen und Fachwissen zuzugreifen, egal wo sie arbeiten. Sie wollen den Desktop verlassen und an ihrem Telefon weitermachen können, während sie im Zug pendeln. Die Mitarbeitenden wünschen sich eine vernetzte Erfahrung, die das Physische mit dem digitalen Arbeitsplatz auf eine Weise verbinden kann, die Barrieren beseitigt und Informationen nicht nur über die Geräte hinweg fliessen lässt, sondern auch über Anwendungsgrenzen. Unternehmen mit einem zu konservativen Ansatz zur Omnichannel-Transformation werden sich in wenigen Jahren inmitten einer weiteren teuren Transformationsaufgabe wiederfinden, da sich "Kanäle" und Anwendungen in naher Zukunft und immer wieder aufs Neue verändern werden.
2. Weniger Ablenkung
Ein häufiges Problem, das Mitarbeitende in ihrem täglichen Arbeitsleben haben, ist «Lärm». Die Mitarbeitenden werden ständig abgelenkt und mit zu vielen irrelevanten Informationen überschwemmt, die nicht helfen, ihre Arbeit zu erledigen. Sie brauchen deshalb eine Digital Work Lösungen, die Informationen zielgerichtet und personalisiert bereitstellt. Eine solche muss in der Lage sein, der richtigen Person die richtigen Informationen aus verschiedenen Systemen zur richtigen Zeit auf dem richtigen Gerät anzuzeigen.
Implementieren Sie auch eine Möglichkeit, bestimmte Informationen und Nachrichten zu abonnieren, die mit der Funktion oder den Interessen und den Aufgaben eines Individuums zusammenhängen. Dies wird den Mitarbeitenden helfen, den Lärm zu reduzieren, um genau die Informationen zu erhalten, die sie wollen und brauchen. Personalisierung und Fokussierung wird heute gerade von der jüngeren Generation erwartet.
Was für Informationen gilt, ist auch für Arbeitswerkzeuge wichtig. Eine Unternehmensorganisation als Ganzes wird Hunderte von Softwareanwendungen haben, aber jeder Einzelne benötigt möglicherweise nur Zugang zu einigen wenigen Applikationen, um seine Arbeit zu erledigen. Eine Digital Work Plattform ist in der Lage, nur die Anwendungen auszuliefern, die Ihre Benutzenden brauchen oder auf die sie Zugriff haben, je nach Rolle. Ein modernes Portal, das alle Ihre Unternehmenswerkzeuge über einen zentralen Hub anbietet und integriert, ist der Schlüssel zu einer massgeschneiderten User Experience und wird zum One-Stop-Shop für die Mitarbeitenden.
Und dann ist da noch der «soziale» Aspekt. «Social» ist zu einem Begriff geworden, an den wir in erster Linie im Zusammenhang mit Social Media Plattformen wie Facebook denken. In einer Digital Work Plattform ist damit ein Strauss an Funktionen gemeint, der die Plattform zu einem lebendigen internen Kommunikationskanal macht und die Mitarbeitenden zusammenbringt. Die Integration entsprechender Anwendungen (z.B. Yammer, Teams, Slack) hilft zwar den Mitarbeitern, besser miteinander zu kommunizieren und ermöglicht eine Top-Down und Bottom-Up Kommunikation. Jedoch führen die vielen Aktivity-Streams, Messaging, Likes, Sharing, Kommentare und Diskussionen wiederum zu noch mehr Lärm. Damit die Vorteile (z.B. die Bewältigung von Hindernissen in der Zusammenarbeit wie unterschiedlicher Standort, unterschiedliche Sprache und unterschiedliche Standorte) dennoch überwiegen, ist eine sorgfältige Planung von Social Tools im Gesamtkontext besonders wichtig.
Mehr Wissensaustausch
Eine der wichtigsten Grundlagen für einen optimalen Austausch von Wissen sind qualitativ hochwertige und relevante Inhalte. Dies erfordert zweifellos eine hohe Qualität der Inhalte selbst, jedoch hilft das allein wenig, wenn letztere nicht auffindbar sind oder den Benutzenden nicht einfach im richtigen Kontext gezeigt werden können. Eine künstliche Intelligenz, die bestehende Inhalte automatisch nach Kontext taggen kann, kann deren Qualität zwar maximieren, jedoch reicht sie auf Grund ihrer Unschärfe allein nicht aus. Eine gezielte, automatisierte Zuweisung von Metadaten, mit denen die Inhalte flächendeckend eindeutig nach Ort, Typ, Autor, Datum, Abteilung, Kunde und anderen wichtigen Geschäftskontexten kategorisiert werden, ist unerlässlich.
Inhalte liegen oft über eine Vielzahl von Speicherorte wie Microsoft 365, File Shares, verschiedenen Content und Document Management Systemen, Sharing Plattformen (z.B. Dropbox) und Fachapplikationen verstreut. Das Ziel einer Modern Work Plattform ist es, all diese Inhalte über einen gemeinsamen Index auffindbar zu machen und – noch wichtiger – dank dem vorhandenen Kontext einem individuellen Benutzer auf Grund seines aktuellen Informationsbedarfs anzuzeigen.
Diese Eigenschaft wird dazu führen, dass Informationen nicht nur schneller verfügbar sind, sondern das darin enthaltene Wissen wesentlich besser fliessen und zur Anwendung gelangen kann.
- Benutzer-zentrierter Fokus
Die Personalkosten stellen für die meisten Unternehmen die mit abstand grösste Ausgabe dar. Entsprechend lohnend ist eine Investition in Technologien, die zu einer effizienteren Arbeitsweise führen. Eine intuitive Benutzeroberfläche, resp. eine gute User Experience, unterstützt die effiziente Arbeit am digitalen Arbeitsplatz. Darüber hinaus ist sie auch ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Einführung einer Digital Work Plattform und für deren Benutzerakzeptanz.
Eine Lösung, die eine gute User Experience bietet und optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten ist, ist also in zweierlei Hinsicht von Bedeutung.
Um die Benutzenden zu gewinnen, müssen diese auch in den Mittelpunkt gestellt werden – die Technologie ist in diesem Zusammenhang also in den Hintergrund zu stellen. Das gilt sowohl für das Design der Informationsarchitektur, die auf die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens abgestimmt sein muss, das Look & Feel, das die Identität Ihres Brands widergeben sollte, und insbesondere für die Berücksichtigung der in Ihrem Betrieb vorherrschenden firmenkulturellen und menschlichen Aspekte, die für die Art und Weise, die die Lösung eingeführt und die Benutzenden befähigt werden, mit ihr zu arbeiten, ausschlaggebend ist.
Mit einem guten Change-Management steigt das Engagement der Benutzer signifikant, was sich in einer besseren Akzeptanz, effizienteren Nutzung und nachhaltigeren Verankerung sowohl finanziell, als auch hinsichtlich Mitarbeiterzufriedenheit niederschlägt.
Unternehmen, die es verpassen, diese Bedürfnisse zu erfüllen, werden den Preis für eine unzureichende Produktivität zahlen und Chancen für eine besser informierte Entscheidungsfindung verlieren. Digital Work Plattformen setzen neue Massstäbe und bilden das technologische Fundament im Übergang vom traditionellen wasserfall-artigen Arbeiten zur agilen Arbeitsweise.
