Warum wir Meeting-freie Tage brauchen!

24. Januar 2023

Ein Postulat für Meeting-freie Tage und mehr asynchrones Arbeiten!

24Jan

Menschen in wissensintensiven Berufen werden im Durchschnitt alle vier Minuten bei der Arbeit unterbrochen. Sie verbringen eineinhalb Tage in der Woche in Sitzungen und versuchen mindestens zweimal pro Stunde Multitasking zu betreiben. Das macht kaum Sinn. Und vor allem: Es ist teuer.

Der Ansatz des New Work Begründers Frithjof Bergmann: "Arbeiten sollte sein, was ich wirklich, wirklich will".

Moderne digitale Arbeitsmittel versprechen nicht weniger als genau das. Ist die Technologie also der Heilsbringer für New Work, der unter anderem die Flut von E-Mails, Chats und Unterbrechungen eindämmen kann, oder ist sie eher eine weitere Quelle für überbordende Kommunikation und Zusammenarbeit? Viele Unternehmen und betroffene Mitarbeiter berichten, dass während der Pandemie die Zeit, die für Teambesprechungen aufgewendet wurde, stark angestiegen ist, doch nach der Pandemie ist dies nur geringfügig zurückgegangen. Was könnte der Grund dafür sein?

Meetings als Ausreden

Meine Hypothese ist, dass Meetings auch als Mittel zur Strukturierung dienen und die Selbstorganisation ersetzen. Wie angenehm, dass mein Tag mit zehn Meeting-Einladungen strukturiert ist. Ich kann nicht einmal etwas dafür - ich bin ein Opfer von all dem!

Aber genau das ist die Herausforderung von New Work: Sie verlangt von mir, Verantwortung für mich selbst zu übernehmen und meinen eigenen Tag so zu ordnen, dass ich selbst effektiv sein kann. Erst recht, wenn ich Mitarbeitende und Teams führe oder die Hierarchieleiter erklimme. Leider ist oft das Gegenteil der Fall, mit fatalen Folgen für die Geführten.

Der Fisch stinkt vom Kopf her

Fragmentierung und Meeting-Intensität nehmen weiter zu, je höher man in der Hierarchie steht. Wenn da bloss einer fragmentiert bleibt, beschäftigt er zehn andere Leute und zerfasert deren Arbeit mit.

Es braucht ein Bekenntnis der Führung, dass Konzentration und Fokus auf eine Aufgabe wichtiger ist, als ständige Erreichbarkeit und das Abarbeiten von hunderten von E-Mails.

Ist die Digitalisierung also der New Work Heilsbringer und hilft, die Flut von E-Mails, Chats und Unterbrechungen einzudämmen, oder ist sie eher eine weitere Quelle für überbordende Kommunikation und Zusammenarbeit?

Digitalisierung des Arbeitsplatzes - nützlich oder Teil des Problems?

Wenn wir dann die Digitalisierung mit der Konzentration verbinden geschieht Magisches, die Produktivität steigert sich automatisch und wir könnten wohl sogar eine Vier Tage Woche problemlos damit finanzieren.

Ist die Fokussierung richtig eingesetzt, ist sie ein Riesenfortschritt, nicht nur in der Kommunikation und im Wissenstransfer. Hinzu kommt, dass alles, was wir an repetitiven Vorgängen digitalisieren können, enorm wertvoll ist, denn das Gehirn dankt langweilige Gleichförmigkeit überhaupt nicht. Dann sind wir erst recht anfällig für Ablenkungen, also Unterbrechungen.

Letztlich ist es, wie so oft, eine Kombination aus organisatorischen Massnahmen und den Möglichkeiten einer modernen Software. Erwähnenswert ist auch, dass Microsoft seit einiger Zeit verstärkt über die Arbeitsplatzerfahrung der Mitarbeiter spricht und Microsoft 365 entsprechend erweitert und mit Microsoft Viva ein spezialisiertes Angebot geschaffen hat.

Drei Meeting-freie Tage scheinen am Produktivsten

Viele Organisationen führen individuelle, sitzungsfreie Tage ein, aber die optimale wöchentliche Balance dafür zu finden, erfordert Fingerspitzengefühl.

Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, haben Untersuchungen ergeben, dass zu viele Besprechungen einer effektiven Zusammenarbeit abträglich sind, die Mitarbeiter in ihrer produktivsten Zeit ablenken und den Denkprozess der Mitarbeitenden unterbrechen. Die Streichung von 60 % der Besprechungen - das entspricht drei Tagen pro Woche - führte in einer Studie zum besten Resultat und zu einer Steigerung der Zusammenarbeit um 55 %. Die Mitarbeitenden ersetzten die Besprechungen durch bessere Möglichkeiten, sich persönlich und in einem für sie geeigneten Rhythmus auszutauschen, wobei häufig Projektmanagement- oder Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams 365 - etwa für Teamräume, kontextbezogene Chats, gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten - zur Unterstützung der Kommunikation eingesetzt wurden. Dadurch verringerte sich das Stressrisiko um 57 %, was das psychologische, physische und geistige Wohlbefinden der Mitarbeiter verbesserte.

Die Streichung von 60 % der Besprechungen - das entspricht drei Tagen pro Woche - führte in einer Studie zum besten Resultat und zu einer Steigerung der Zusammenarbeit um 55 %

Auch wenn Meetings nicht die organische Form sind, in der Menschen miteinander interagieren, Meetings bieten die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen. Der Verzicht auf Meetings bedeutet, dass die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen, stillschweigend gestrichen wird. In dezentralen, hybriden Arbeitsumgebungen ist zudem das Risiko der Isolation besonders hoch. Deshalb müssen Manager im Gegenzug bewusst Gelegenheiten für soziale Kontakte schaffen. Informelle Besprechungen ohne Tagesordnung können das menschliche Bedürfnis nach sozialen Kontakten effektiv erfüllen - auch oder gerade im virtuellen Raum.

Für mehr Hintergrund zur zugrundeliegenden Studie und den Resultaten: https://sloanreview.mit.edu/article/The-Surprising-Impact-of-Meeting-Free-Days/

Die Einführung einer "No-Meetings"-Praxis

Falls Sie eine "No-Meeting"-Richtlinie einführen oder Ihre bestehende anpassen möchten, hier einige Punkte die dabei hilfreich sein können.

In Zusammenarbeit mit Ihrem Team ausarbeiten

Der erste Schritt besteht in der Sammlung von Feedback, bevor Sie Änderungen an den derzeitigen Sitzungspraktiken einleiten. Dies können Sie tun, indem Sie die Prämisse und die Gründe für die besprechungsfreien Zeiten erläutern. Mitarbeiter, die funktionsübergreifend an Projekten arbeiten, werden Ihnen möglicherweise widersprechen. Bieten Sie also einen klaren, zwingenden Grund für die Einführung dieser neuen Richtlinie in den Wochenplan aller Mitarbeiter. Möglicherweise arbeiten ja mehrere Teammitglieder an komplexen Projekten, die mehr Zeit erfordern, um Herausforderungen zu durchdenken - oder aber die Zeitpläne aller sind zu voll mit Besprechungen, um die strengen Arbeitsfristen einzuhalten.

Bewusste Förderung der formlosen Kommunikation

Menschen sind Geschichtenerzähler, also sollten wir es Ihnen erlauben, so zu sein, wie sie sind. Untersuchungen haben ergeben, dass es von Vorteil ist, wenn Memes, aktuelle Themen, Sport, Prominente, Urlaubspläne und Emojis auf internen Kommunikationsplattformen geteilt und diskutiert werden. Die Mitarbeiter betrachten solche informellen Interaktionen als Erweiterung ihrer selbst und sind der Meinung, dass das Arbeitsumfeld ihnen die Möglichkeit geben sollte, sich in ihrer Gesamtheit zu zeigen. Wenn informelle Unterhaltungen in Ihrem Unternehmen stattfinden, werden formale Barrieren beseitigt; die meisten Fragen werden an der virtuellen Kaffeemaschine - z. B. einem Message Board - oder auf einer Direktnachrichtenplattform wie Slack oder Teams beantwortet, und die Anzahl Meetings nimmt deutlich ab.

Solche informellen Meetings oder Treffpunkte sollen Teil der Meeting Strategie werden. Eine effektive Meeting Strategie definiert organisiert Ziele und Setups für synchrone Meetings (alle Teilnehmenden sind gleichzeitig dabei), aber auch, was meistens vergessen wird, asynchrone Meetings oder Kommunikation (nicht Teilnehmenden sind gleichzeitig dabei, sondern tragen evtl. zeitversetzt zur Besprechung bei).

Verbessern Sie Ihre Besprechungshygiene

Die grösste Herausforderung für Unternehmen bei dieser Umstellung besteht darin, einen neuen, geordneten Weg der Zusammenarbeit zu finden. Es ist leicht, in alte Muster zurückzufallen, daher sollten Grundregeln aufgestellt werden, um den Mitarbeitern die Anpassung an den neuen Ansatz zu erleichtern.

Stellen Sie sicher, dass jede Besprechung eine klare Tagesordnung und ein erwartetes Ergebnis hat. Besprechungen, bei denen diese beiden Elemente fehlen, wurden wahrscheinlich nicht gründlich durchdacht und hätten, wie man so schön sagt, auch einfach per E-Mail stattfinden können. Ermutigen Sie Ihr Team, Besprechungen abzusagen, die ihre Zeit nicht optimal nutzen. Wenn Sie sich genau überlegen, welche Besprechungen einen Mehrwert bringen und welche nicht, können Sie Ihren Terminkalender noch mehr entlasten.

Die Zuweisung von Rollen, z. B. eines Protokollführers oder eines Timekeepers, um die Teilnehmer bei der Einhaltung der Tagesordnung zu unterstützen, ist ebenfalls von Vorteil, insbesondere bei Besprechungen mit größeren Gruppen. Versenden Sie nach jeder Besprechung klare Zusammenfassungen in Stichpunkten: Das Dokumentieren von Besprechungshöhepunkten, Fragen und wichtigen Aufgaben kann Ihr Team zur Verantwortung ziehen und verhindern, dass Themen, die bereits behandelt wurden, erneut diskutiert werden.

Letzten Endes ermöglichen "No-Meetings"-Richtlinien eine effiziente Zusammenarbeit und verhindern gleichzeitig, dass die konzentrierte, zielgerichtete Arbeit unterbrochen wird. Ich habe festgestellt, dass die Mitarbeitenden diese Richtlinien sehr wohl zu schätzen wissen, denn sie ermöglichen es ihnen, Höchstleistungen zu erbringen, ohne ihren Schwung zu unterbrechen.

Vision für produktivere Meetings

Ein Meeting ist produktiv, wenn es klar strukturiert ist, alle relevanten Themen behandelt und die Teilnehmer aktiv beteiligt werden. Es sollte auch klar definierte Ziele und Ergebnisse haben und es sollte genügend Zeit eingeplant werden, um diese Ziele zu erreichen. Ein produktives Meeting sollte auch wichtige Entscheidungen treffen und nächste Schritte festlegen.

Stringente Meeting-Strukturierung und Durchführung

Wichtige Elemente aus der Praxis für die Gestaltung von effektiven Meetings sind:

Meeting Dauer und Time-Boxing
Meeting-Struktur je nach Meeting Typ (auf der rechten Seite eine Beispiel-Agenda für ein operatives, regelmässiges Meeting).
Moderation bei komplexeren Meetings
Jede(r) schreibt (Post-it, White-Board, Miro-Boards)
Schnelles Feedback (Polls, Mentimeter)
Check-in / Check-outs
Einlesezeit ermöglichen
Nächste Schritte nicht vergessen

"Je eher am Tag ein Meeting gelegt wird, umso eher machen die Leute Multitasking - ganz einfach, weil noch so viel vor ihnen liegt."

Selbstmanagement fördern - Fokuszeit einführen

Fokuszeit, in der wir uns Aufgaben widmen können, ohne unterbrochen zu werden. Wer bewusster zwei Stunden am Vormittag in Ruhe arbeiten kann, geht entspannter durch den Rest des Tages. Der Stresslevel sinkt. Das funktioniert aber nur, wenn das Management diese Fokuszeit respektiert und selber verwendet.

Laut zahlreichen Studien ist für viele Menschen die Zeit am Morgen eine der produktivsten, weshalb sie sich anbietet für das erfolgreiche, fokussierte Arbeiten an wichtigen Aufgaben, und nicht "verschwendet" werden sollte, um Status-Meetings zuzuhören.

Microsoft stellt mit Microsoft Viva Insights zahlreiche Möglichkeiten wie automatisierte Fokuszeiten oder Meeting-Vorbereitungen zur Verfügung, die Mitarbeitenden unterstützen sollen effektiver, produktiver und auch erfüllender mit Ihrer eigenen Zeit umzugehen.

Microsoft Viva ist eine digitale Plattform, die Unternehmen und Mitarbeitenden helfen soll, produktiver und besser vernetzt zu sein. Sie umfasst eine Reihe von Werkzeugen und Funktionen, die das Engagement der Mitarbeiter, Lernen und Entwicklung, Wohlbefinden und Wissensmanagement unterstützen sollen. Die Plattform umfasst Integrationen mit verschiedenen Microsoft-Produkten und -Diensten wie Microsoft Teams, Outlook und OneDrive sowie die Unterstützung von Anwendungen und Diensten anderer Anbieter.

Fokussierung von Kommunikations-Kanälen

Eine Fokussierung der Kommunikationskanäle ist nützlich, da auf diese Weise sichergestellt werden kann, dass die Botschaften effektiver und gezielter verbreitet werden. Durch die Auswahl einer kleinen Anzahl gezielter Kanäle kann gewährleistet werden, dass die Botschaften tatsächlich von allen Mitarbeitenden wahrgenommen werden und nicht in einem Wust von anderen Informationen untergehen.

“E-Mail führen zu Reaktionen. Telefonanrufe führen zu Gesprächen.” Simon Sinek

Die Fokussierung der Kommunikations-Kanäle bedarf einer Anpassung, doch als Grundregel gilt: Dringlichkeit geht über Chat-Kanäle, Wichtigkeit geht über E-Mail oder das Projektmanagement Tool, da Wichtigkeit meist mit Anhängen (Dokumenten) oder strukturierter Information verbunden ist.

Center of Excellence für Kollaboration und Kommunikation

Ein Center of Excellence (CoE) für Kollaboration kann für Unternehmen von grosser Bedeutung sein. Es dient als zentraler Ort, an dem Mitarbeitende und Teams zusammenkommen, um gemeinsam an Themen, Projekten und Herausforderungen zu arbeiten und innovative Lösungen für Kollaboration zu entwickeln.

Ein CoE für Kollaboration bietet eine Plattform, auf der Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen zusammenarbeiten können. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen, sondern auch die Effektivität und die Qualität der Ergebnisse. Darüber hinaus kann ein CoE für Kollaboration auch dazu beitragen, Silodenken und -arbeit zu vermeiden und die Integration verschiedener Funktionen und Prozesse zu verbessern.

Insgesamt trägt ein CoE für Kollaboration zu einer positiven Unternehmenskultur bei und unterstützt die Entwicklung von Innovationsfähigkeit und Agilität.

"Wir müssen mehr Wissen über die Wissensarbeit in die Unternehmen bringen."

Das ist es, was wir bei AliceBlue tun.

Lese Empfehlung zum Thema:

https://www.brandeins.de/magazine - brandeins /thema "Neue Arbeit? Neues Denken!"
https://hbr.org/2022/05/designing-work-that-people-love
https://hbr.org/2021/05/how-to-do-hybrid-right